Ochrana osobných údajov

1. Kto spracúva údaje

IQ Home, s. r. o., je prevádzkovateľom údajov potrebných na uzatváranie a správu vlastných zákazníckych vzťahov, účtov, fakturácie, podpory a bezpečnosti služby. Kontakt pre otázky a uplatnenie práv je info@iqhome.app.

Pri údajoch, ktoré organizácia zadáva o svojich klientoch, pracovníkoch a rodinných kontaktoch, je organizácia spravidla prevádzkovateľom a IQ Home jej sprostredkovateľom. Vzájomné práva a povinnosti upravuje časť 8 Všeobecných obchodných podmienok – zmluvné podmienky spracúvania osobných údajov (DPA). Účely, právne základy a oprávnenia určuje organizácia.

Žiadosti týkajúce sa starostlivosti a klientskych záznamov adresujte svojej organizácii. Ak takú žiadosť dostane IQ Home, bezodkladne ju postúpi organizácii a poskytne jej potrebnú súčinnosť.

2. Údaje, účely a právne základy

Pri registrácii a používaní spracúvame meno, priezvisko, pracovný e-mail, organizáciu, rolu a údaje o účte. Slúžia na zriadenie prístupu a poskytovanie služby. Ak je dotknutá osoba zmluvnou stranou, základom je plnenie zmluvy; pri zástupcoch a kontaktných osobách organizácie oprávnený záujem na poskytovaní a správe služby.

Pri uzatváraní zmluvy elektronicky alebo listinne spracúvame údaje osoby, ktorá koná za zákazníka, a obchodného zástupcu, ktorý sa na uzavretí podieľa. Evidujeme spôsob uzavretia zmluvy, identitu konajúcej osoby a verziu prijatých dokumentov, pri elektronickom uzavretí aj záznam o potvrdení. Základom je plnenie zmluvy a oprávnený záujem na preukázaní uzavretia a obsahu zmluvy.

Fakturačné a platobné údaje spracúvame na plnenie zmluvy a zákonných účtovných a daňových povinností. Kontaktné údaje zo žiadosti o demo alebo podpory slúžia na vybavenie požiadavky a prípravu alebo správu obchodného vzťahu.

Technické a bezpečnostné záznamy, IP adresy, údaje o prihlásení a vykonaných operáciách spracúvame v nevyhnutnom rozsahu na ochranu služby, predchádzanie zneužitiu a preukázanie operácií. Základom je oprávnený záujem na bezpečnej prevádzke.

Povinné registračné údaje sú potrebné na vytvorenie účtu; bez nich nemožno službu poskytnúť. Údaje získavame priamo od vás, od organizácie, ktorá vás pozvala, a pri používaní služby.

3. Údaje o klientoch organizácií

Podľa používaných funkcií môže organizácia ukladať identifikačné, kontaktné a adresné údaje klientov, údaje o návštevách, službách a úkonoch, fotografie, dokumenty a komunikáciu, údaje o pracovníkoch a o rodinných a núdzových kontaktoch. Pri používaní príslušných modulov aj údaje o zdravotnom stave, diagnózach a alergiách.

Organizácia musí zabezpečiť právny základ podľa článku 6 GDPR a pri zdravotných údajoch aj príslušnú výnimku podľa článku 9 GDPR, informovať dotknuté osoby a nastavovať primerané prístupy. IQ Home neurčuje diagnózy ani nevykonáva zdravotnú starostlivosť.

4. Spracovanie dokumentov pomocou AI

AI extrakcia sa spustí iba na pokyn oprávneného používateľa. Dokument sa odošle cez API poskytovateľovi Anthropic, ktorý z neho vytvorí návrh polí formulára. Výstup je návrh na manuálnu kontrolu; používateľ ho skontroluje a opraví. Nejde o automatizované rozhodovanie s právnymi alebo obdobne významnými účinkami. Ručné zadanie údajov je dostupnou alternatívou.

Uloženie pôvodného dokumentu do zložky klienta je samostatnou voľbou. Bez nej IQ Home dokument pri extrakcii neukladá do svojho dokumentového úložiska. Údaje z predvyplneného formulára sa môžu uložiť do klientského záznamu po jeho potvrdení.

Neuloženie dokumentu v IQ Home neznamená okamžitý výmaz u Anthropic. Pri štandardnom API poskytovateľ uvádza uchovávanie vstupov a výstupov do 30 dní s výnimkami, napríklad pre právne povinnosti a bezpečnosť.

5. Dodávatelia a miesto spracovania

Na prevádzku aplikácie využívame týchto ďalších sprostredkovateľov. Pri každom uvádzame jeho činnosť a región, ak ho určuje nastavenie našej služby:

• Railway (Railway Corporation): hosting aplikácie (web a API), nastavený región EU West (Amsterdam).
• Supabase (Supabase Inc.): databáza (PostgreSQL), autentifikácia používateľov a úložisko dokumentov, nastavený región EU Central (Frankfurt).
• Anthropic (Anthropic PBC): AI extrakcia údajov z dokumentov na pokyn oprávneného používateľa.
• Resend (Resend Inc.): odosielanie transakčných e-mailov (pozvánky, potvrdenia, súhrny konta).
• Mapbox (Mapbox Inc.): mapové podklady, vyhľadávanie adries a výpočet cestovných časov pri plánovaní návštev.
• IPinfo (IPinfo LLC): orientačné určenie krajiny návštevníka webu na základe IP adresy.
• Sentry (Functional Software, Inc.): zaznamenávanie chýb aplikácie; IP adresy, cookies, hlavičky ani obsah požiadaviek sa neodosielajú.

Zámerné zmeny ďalších sprostredkovateľov oznamujeme zákazníkom vopred, spravidla aspoň 30 dní, podľa časti 8.5 VOP.

Údaje môžu v nevyhnutnom rozsahu dostať poverení pracovníci, obchodní zástupcovia konajúci na základe splnomocnenia, účtovníci, právni poradcovia a orgány verejnej moci, ak to vyžaduje zákon.

6. Uchovávanie v EÚ a prenosy

Podľa časti 8.6 VOP je zmluvnou požiadavkou uchovávanie zákazníckych a zdravotných údajov v dátových centrách Európskej únie a ich spracúvanie v EÚ v rozsahu poskytovanej služby. Prenos, vzdialené sprístupnenie alebo ďalšie spracúvanie týchto údajov mimo EÚ nie je dovolené. Zmena tohto pravidla by vyžadovala výslovný písomný dodatok a splnenie všetkých požiadaviek GDPR.

Regionálne obmedzenie dodávateľa považujeme za splnené až po jeho preukázateľnom technickom a zmluvnom potvrdení.

7. Ako dlho údaje uchovávame

Údaje účtu spracúvame počas trvania služby. Zrušenie vybavuje podpora na info@iqhome.app po overení oprávnenia žiadateľa. Po skončení služby má organizácia 30 dní na vyžiadanie exportu a prevádzkové údaje vymažeme do ďalších 30 dní, pokiaľ sa neuplatní zákonná povinnosť alebo iný oprávnený pokyn.

Účtovné doklady sa uchovávajú podľa zákonných lehôt. Podklady potrebné na uplatnenie alebo obranu právnych nárokov len po dobu potrebnú vzhľadom na príslušné lehoty a prípadný spor.

Zálohy sa odstraňujú podľa zdokumentovaného retenčného cyklu s obmedzeným prístupom. Počas uchovávania sa nepoužívajú na bežnú prevádzku.

8. Cookies a marketing

Na prihlásenie a fungovanie aplikácie používame potrebné technické cookies a úložisko prehliadača, napríklad na reláciu, jazyk a nastavenie krajiny. Zakázanie potrebného úložiska môže obmedziť prihlásenie alebo fungovanie služby.

Aktuálne nezbierame údaje na newsletter ani reklamné kampane. Ak pridáme nepovinné analytické alebo marketingové technológie, vopred aktualizujeme informácie a zabezpečíme príslušnú voľbu používateľa.

9. Vaše práva

Podľa podmienok GDPR máte právo na prístup k údajom, opravu, výmaz, obmedzenie spracúvania a prenosnosť. Proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme môžete namietať. Ak sa spracúvanie zakladá na súhlase, môžete ho odvolať bez vplyvu na zákonnosť predchádzajúceho spracúvania.

Žiadosť pošlite na info@iqhome.app. Môžeme primerane overiť totožnosť. O vybavení informujeme spravidla do jedného mesiaca; prípadné predĺženie v zákonných prípadoch oznámime s dôvodmi. Pri údajoch organizácie postupujeme v súčinnosti s jej zodpovednou osobou.

10. Verzia dokumentu

Verzia a dátum účinnosti tohto dokumentu sú uvedené v jeho záhlaví. Podstatné zmeny oznámime primeraným spôsobom. Predchádzajúce znenia uchovávame a na požiadanie ich poskytneme na info@iqhome.app.